Aunque no en todos los ámbitos laborales es posible, en muchos campos el teletrabajo comienza a ser muy habitual y es por ello que hay que crear un entorno ordenado para montar la oficina en casa. El despacho ideal goza de luz natural, un escritorio de tamaño suficiente y una silla cómoda, preferiblemente ergonómica. Pero entre el mobiliario hay más básicos que la mesa y la silla, también conviene que exista un espacio de almacenaje suficiente mediante cajoneras y/o estanterías y material de organización que propicien que todo se guarde en su lugar y se mantenga una estética apacible.
De cómo crear un despacho en perfecto orden nos hablan las organizadoras profesionales de espacios Maite Albañil, de Kitorganizer, y Oihane Cantabrana, de Ordenatrix.
Sin duda el orden favorece la productividad. “En un ambiente ordenado tenemos más facilidad para tener claros nuestros objetivos y trabajar para conseguirlos sin distracciones que nos aparten de ellos”, afirma Maite.
Aunque también hay que tener claro que hay que equipar sin saturar. Esta es el consejo que ofrece Oihane: “es importante tener a mano todos los materiales que vayas a poder necesitar para desarrollar tus tareas, pero hay que tener cuidado de no desbordar el espacio para no crear un ambiente cargado”.
¿Más cosas? Procurar que la selección cromática resulte armoniosa, sin demasiados contrastes, lo que favorecerá la concentración.
Si bien no es tan habitual como sería deseable poder destinar una habitación a despacho, en todo caso, aunque se ubique en otra estancia, hay un mobiliario que debería ser casi imprescindible. Desde Kitorganizer nos dan las características que debe tener idealmente, favoreciendo así al orden.
● Una mesa de escritorio adecuada ergonómicamente hablando, de entre 70 y 80 cm de alto por unos 60 cm de profundo y unos 120 de ancho.
● Una silla ergonómica.
● Elementos de almacenaje para documentos así como para el básico material de oficina (bolígrafos, bloc de notas, lápices, clips, etc).
● Una lámpara para una correcta iluminación artificial.
Oihane y Maite son organizadoras profesionales que han acudido a muchas casas para poner en orden viviendas completas o espacios concretos. La primera, respecto al principal problema que detecta en las oficinas en casa “suele ser querer tener más libros, más material de oficina y más objetos tecnológicos de los que realmente necesitamos”, comenta. Y prosigue: “otro de los problemas es querer tener todo a mano y terminar cargando el escritorio de ‘por si acasos’, siendo innecesario”.
Por su parte, Maite cuenta que “en la mayoría de casos encontramos una deficiente clasificación de documentos. Los papeles no se clasifican después de usarlos y se acumulan mezclados, lo cual acaba generando montoncitos que se van moviendo de un lado al otro de la mesa. Su clasificación y ordenación acaba siendo algo que nos da pereza y acabamos posponiendo el orden hasta que se nos va de las manos”. La experta propone rectificar este error común: “simplemente creando las carpetas adecuadas: una de urgentes, otra de pendientes para archivar… hay muchas formas distintas de gestionar documentos, pero la clave está realmente en tomar la decisión sobre qué hacer con ese documento en el momento en el que nos llega a las manos o dejamos de utilizarlo”.
Ambas expertas coinciden en que, si en algún espacio o rincón de la casa hay que ser minimalista ese es el despacho. Así pues, hay que llegar a un equilibrio entre los elementos organizadores, los muebles y algunos toques decorativos que hagan agradable el ambiente, como puede ser una bonita alfombra, una planta, un espejo o cuadros.
En Kitorganizer consideran que las bandejas portadocumentos son buenas opciones, eso sí, “siempre y cuando tengan funciones concretas y estas se respeten”.
Esta es una interesante reflexión de Oihane: “antes que los organizadores de sobremesa, considero que la forma más efectiva de conseguir orden es emplear cajoneras. ¿El motivo? Para así mantener las encimeras y las mesas despejadas al máximo”. En tu elección queda si deseas incorporar una cajonera con ruedas, que puedas trasladar, u optas por una fija.
En las ocasiones en las que el despacho se encuentra encarado a la pared y no frente a la ventana, es interesante aprovecharlo para incluir elementos como calendarios, por ejemplo. De todos modos, si un ventanal impidiera situarlos delante, también suele poderse incluir estos elementos en la zona lateral.
En opinión de Maite, convendría incorporar un calendario mensual amplio en el que poder anotar los eventos y una pizarra. “Creo que son las mejores opciones, pues, por una parte el calendario te ayuda a tener una visión general de tu tiempo, con los compromisos adquiridos en cuanto a citas o fechas de entrega. Teniendo esa visión podrás saber rápidamente cuánto tiempo te queda disponible para afrontar nuevas tareas que Irán surgiendo. Mientras que por la otra, la pizarra puede ayudar a hacer mapas de ideas, a desarrollar conceptos, a clarificar procesos o incluso a visualizar y facilitar resoluciones de problemas y tomas de decisiones. Una pizarra en blanco siempre es una aliada de la creatividad”.
Oihane se declara una fan absoluta de los command center (o, lo que es lo mismo, organizadores de pared). Y afirma: “lo mejor es que hoy en día puedes construirte el tuyo con una base y añadiendo los complementos que mejor se adapten a tu rutina de trabajo”.
Para reducir el ‘ruido’ al que podemos sentirnos tentados, incorporando preciosos objetos decorativos que resulten molestos a la postre, Kitorganizer ofrece estas recomendaciones: “Ten claro que el lugar de trabajo es el lugar de trabajo y nada más. No mezcles actividades a no ser que sea realmente necesario. Y evita adornos en tu mesa, así como artículos que puedan distraerte, como alguna revista, folletos…”.
Eso sí, ambas expertas recomiendan las plantas porque favorecen la concentración, muchas de ellas purifican el aire y, además, dan un agradable toque verde al ambiente.
Por cierto, respecto a las cromáticas, el esquema de color debe ser sosegado en este espacio para crear un ambiente muy apacible.
